+7 (499) 110-86-37Москва и область +7 (812) 426-14-07 Доб. 366Санкт-Петербург и область

Какой документ относится к числу обязательных кадровых документов

Ни одна организация, имеющая наемных работников, не может обойтись без кадровой документации. Обязанность работодателя вести кадровый учет предусмотрена трудовым законодательством посредством указания на документы, которые должны оформляться в обязательном порядке при приеме работников на работу и в процессе их трудовой деятельности например, трудовой договор, распоряжение о переводе и т. Ведение кадрового учета, помимо того, что является прямой обязанностью работодателя, играет важную роль в регулировании трудовых отношений. Это означает, что нельзя недооценивать кадровую документацию как инструмент решения вопросов трудовой сферы. Ведение трудовой книжки, например, является важным условием при назначении работнику пенсии, а уход в отпуск без вынесения соответствующего приказа может быть расценен как прогул. Таким образом, кадровые документы фиксируют важные факты трудовой деятельности работника и решения работодателя по трудовым вопросам, которые нуждаются в документальном подтверждении.

ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Оформление кадровых документов - реквизиты, придающие документу юридическую силу

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефонам, представленным на сайте. Это быстро и бесплатно!

Содержание:

Документы по кадрам, которые должны быть в каждой организации

После возвращения из командировки сдается работником в бухгалтерию. Приказ распоряжение о поощрении работника ов форма Т, Та Применяется для оформления и учета поощрений в работе. Другие документы Отдел кадров предприятия подготавливает и оформляет приказы об изменении анкетно-биографических данных, замещении временно отсутствующих работников ст. Отдел кадров также документирует аттестацию персонала, сокращение штата и численности.

Вторая — приказы по личному составу о приеме на работу, об увольнении, о переводе на другую работу, о предоставлении отпусков, о поощрениях и дисциплинарных взысканиях. Документы, входящие в первую группу, охватывают деятельность организации в целом, к работе кадровой службы они относятся только косвенно. Во вторую группу входят документы, непосредственно связанные с трудовой деятельностью сотрудников. Документы, подтверждающие трудовую деятельность работника К таким документам относятся:- трудовая книжка,- трудовой договор,- справка о трудовой деятельности,- копии приказов о приеме на работу и увольнении.

Назначение этих документов заключается в том, чтобы максимально точно отразить имеющийся у работника трудовой стаж. Приказы по основной деятельности — трудовые книжки- трудовые договора и изменения к ним- копии приказов по личному составу — личные карточки работников- личные дела работников- табель учета рабочего времени — заявление работника- служебные записки- объяснительные- представления — регистрация трудовых договоров- регистрация приказов о приеме, переводе и увольнения работников- регистрация приказов о предоставлении отпуска- регистрация приказов о командировках работников- регистрация командировочных удостоверений- регистрация служебных заданий- регистрация локальных нормативных актов- книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним- регистрация приказов о поощрениях и наложении дисциплинарных взысканий- выдача справок по личному составу- учета больничных листов Распорядительные документы К этому виду внутренних документов относятся приказы и распоряжения руководителя.

В реальности состав кадровых документов может быть значительно шире или может быть приспособлен к специфике труда у конкретного работодателя. Кроме того, документирование трудовых отношений занимает важное место в трудовом законодательстве. Непрерывный стаж работника для оплаты больничного листа рассчитывается на основании трудовой книжки в соответствии с Правилами исчисления непрерывного трудового стажа рабочих и служащих при назначении пособий по государственному социальному страхованию, утвержденными Постановлением Совмина СССР от В карточке формы Т-2 указываются также дополнительные сведения о работнике.

Последняя запись делается при увольнении работника и содержит: основания увольнения, дату увольнения, дату и номер соответствующего приказа. Личная карточка государственного служащего форма Т-2ГС. Применяется для учета лиц, замещающих государственные должности государственной службы. Ведется вместо формы Т-2, имеет аналогичное содержание. Отличия в наименовании разделов и их заполнении продиктованы спецификой государственной службы.

Учетная карточка научного, научно-педагогического работника. В специальной литературе комплекс кадровых документов систематизируется по различным признакам. Что такое аудит — это проверка, оценка документации. И если у нас с вами аудит кадровой документации , значит нужно оценить состояние кадровой документации у себя в организации.

Всю кадровую документацию, которая есть в организации, можно условно поделить на две большие группы:. Прежде всего к документам, которые разрабатываются в вашей организации, относятся обязательные документы в виде локальных нормативных актов.

Что такое локально нормативный акт? Понятия, как такового, в Трудовом кодексе нет, в ст. Есть прямая норма в ст. А если эти нормы не соблюдаются, то данные нормативные акты не подлежат применению.

Среди локальных нормативных актов мы рассмотрим подробно обязательную документацию организации, ошибки, которые у вас возникают, конституционная, судебная практика, которая возникает по этим бумагам. Так же мы рассмотрим локальные нормативные акты с учетом специфики, например, в Трудовом кодексе есть статья о возможности ведения сменного графика работы для наших работников.

Это что за график сменности — это график, с учетом специфики обязательных документов. Признаками нормативности документов, которые действуют в юриспруденции, являются:.

Даже если в штате числится всего один сотрудник, обязательные документы по кадровому делопроизводству должны быть. Кадровая документация — это комплект документов, которые регламентируют трудовые и связанные с ними отношения между работником и работодателем.

Любой работодатель в процессе деятельности сталкивается с оформлением, ведением и хранением кадровой документации. К кадровой документации предъявляются особые требования. Это связано с тем, что КД фиксирует важнейшую сферу человеческой деятельности — труд, сопровождает человека всю жизнь, является основной для приема на ту или иную должность, начисления пенсии, награждений и т. От добросовестности, внимания сотрудников кадровых служб зависит очень много.

Можно сказать, что значение КД выходит далеко за рамки интересов каждой конкретной организации и носит социальный характер. Именно поэтому ведение кадровой документации является не только внутренним делом организации: кадровая документация проверяется органами федеральной инспекции труда. Итак, кадровое делопроизводство — это отрасль деятельности, документирующая трудовые отношения. Кадровая документация фиксирует информацию о наличии и движении персонала, в результате все кадровые процедуры приобретают документальное оформление.

Движение персонала — одна из базисных категорий управления персоналом, под которой, как правило, понимают:. Документальное оформление кадровых процедур — неотъемлемая обязанность любого работодателя независимо от масштабов его деятельности и организационно-правовой формы.

Это удобной инструмент, с помощью которого можно выстроить и закрепить документально единые принципы корпоративных отношений. С одной стороны кадровые документы поддерживают интересы работодателя, а с другой — направляют его для недопущения игнорирования требований трудового законодательства. Наличие грамотно составленных кадровых документов взаимовыгодно обеим сторонам трудового договора. Очень часто от качества оформления кадровых документов зависит успех позиции работодателя при возникновении конфликтных ситуаций, особенно когда кадровая документация выступает как одно из письменных доказательств в судебном разбирательстве по трудовым спорам.

Увольнение истицы было признано не законным. Поскольку доказательств того, что истице вменялись обязанности по работе со сведениями, составляющими государственную тайну, ответчиком — организацией представлено не было.

Исход дела мог быть другим, если бы организация при приеме на работу документально закрепила такую обязанность для работника в тексте трудового договора или должностной инструкции. Однако, это далеко не все. Основной смысл кадровой документации — в придании большей прозрачности трудовому процессу.

Нельзя не признать, что максимально точная регламентация круга прав и обязанностей отвечает интересам обеих сторон трудовых отношений. Документы по учету личного состава работников, к которым относятся приказы о приеме на работу, переводе на другую работу, предоставлении отпуска, увольнении, личная карточка работника и другие.

Вторую группу составляют документы, связанные с осуществлением функций по управлению персоналом и организацией труда Правила внутреннего трудового распорядка, Положение о структурном подразделении, должностные инструкции, Структура и штатная численность, Штатное расписание. Кроме того, разработчики вышеуказанного классификатора применяют и другой принцип систематизации кадровой документации, а именно по типичным кадровым процедурам различают следующие виды кадровых документов:. Типовые формы некоторых документов и в целом порядок ведения кадрового делопроизводства определяется работодателем самостоятельно в рамках локального нормотворчества с учетом требований действующего законодательства, масштабов и специфики организации труда.

Нормативная и нормативно-справочная документация по вопросам ведения кадрового делопроизводства регламентирует единообразную практику применения норм права и является правовой основой ведения кадрового делопроизводства. Грамотная постановка и ведение кадрового делопроизводства не мыслимы без знания и изучения нормативных документов в этой сфере. Знание нормативной и нормативно-справочной документации по вопросам ведения кадрового делопроизводства позволяет решить следующие задачи:.

Нормативная и нормативно-справочная документация издается различными органами власти, субъекты Российской Федерации издают акты, не противоречащие нормам федерального законодательства, работодатели издают локальные нормативные акты в рамках полномочий, предоставленных им трудовым законодательством.

Основным законодательным актом, которым руководствуется в своей работе кадровая служба, является ТК РФ. Трудовой кодекс Российской Федерации устанавливает необходимость документирования трудовых правоотношений:. ТК РФ. ТК РФ регламентирует не только отношения работника и работодателя, но и правила документирования этих отношений. В основном состав кадровой документации определяется статьями Трудового кодекса РФ, в которых установлены случаи и порядок составления документов.

Но одного ТК РФ недостаточно для правильной организации работы кадровой службы. Вопросы труда, нормы трудового права и правила документирования этих норм отражены также и в иных федеральных законах и нормативно-методических документах.

В законе рассматриваются вопросы, посвященные персональным данным и их защите, подробно определяется порядок сбора персональных данных и работы с ними, обязательность предоставления информации государственным органам. Специально вопросы работы с персональными данными регламентируется ФЗ от На любом предприятии, где работает множество сотрудников, многочисленные обязанности по ведению учета и отчетности возлагаются на отдел кадров.

Для обеспечения полной прозрачности всех трудовых отношений используются разные виды типовой документации. Причем, независимо от формы и вида деятельности, эти документы в обязательном порядке должны разрабатываться и храниться специалистами компании.

Не стоит считать, что все это просто бюрократия. Все виды строгой отчетности в сфере кадровой политики позволяют персоналу требовать и отстаивать соблюдение всех своих прав, а руководству — управлять своими подчиненными. Задаваясь вопросом, является ли эта документация обязательной, или от ее оформления можно отказаться, необходимо вспомнить, что инспекции федеральной службы по охране труда проводятся на предприятиях разных форм собственности регулярно.

А значит, вся та документация, о которой речь пойдет ниже, должна использоваться кадровыми службами. Какие же формы документов активно используются в каждой компании и организации?

Условно их можно разделить на пять типов:. Как уже обозначалось выше, учет всей этой документации ведется отделом кадров на предприятии. Давайте более подробно разберемся, что же входит в эти группы, какие документы являются наиболее важными? Все формы документов, подтверждающие трудовую деятельность конкретного работника на конкретном предприятии, хранятся в кадровом отделе компании.

В этот перечень входят заполненная трудовая книжка сотрудника, трудовой договор, который подписывается на момент принятия специалиста в штат на определенную должность, копии приказов руководителя о приеме на работу и увольнении. А вот разнообразные приказы и распоряжения руководителя относятся к распорядительным документам.

В случае необходимости сотрудники могут ссылаться на такую документацию при решении спорных ситуаций. Причем, эти документы в свою очередь делятся еще на две важные подгруппы. Первая из них включает приказы по основной деятельности компании. А вторая — распоряжения, связанные с управлением личным составом.

Например, если к первой группе относят инструкции по кадровому делопроизводству или утверждение кадрового расписания, то вторая группа включает приказы о приеме на работу конкретного сотрудника, приказы об его увольнении, переводе на другую должность и т.

Еще раз хочется акцентировать внимание как раз на том, что такие документы являются обязательными к заполнению. Все сотрудники имеют право самостоятельно отслеживать правильность и своевременность заполнения таких унифицированных форм. Ведь от этого во многом зависит социальная защита каждого конкретного работника. А для предприятия в целом правильный учет кадровой документации обязателен в связи с регулярными проверками и инспекциями со стороны органов власти.

Это и табель учета рабочего времени, и личная карточка каждого сотрудника, и их штатное расписание, и личные дела. Учитывая то, что большинство этих документов необходимо для начисления работнику заработной платы, их учет является обязательным, а к правильности заполнения предъявляются высокие требования.

Любые кадровые решения на предприятии должны быть обозначены во внутренней служебной переписке. Изучая подобные документы, можно делать выводы о деятельности кадровой службы и других подразделений.

Обязательная кадровая документация (2)

Обязательные организационные документы можно определить как комплекс взаимосвязанных бумаг, регламентирующих структуру, функции организации, права и обязанности работников и руководителей. Положения — нормативные документы, регламентирующие организационные и трудовые отношения. Положение может регулировать как деятельность всей компании, так и работу единственного должностного лица.

После возвращения из командировки сдается работником в бухгалтерию. Приказ распоряжение о поощрении работника ов форма Т, Та Применяется для оформления и учета поощрений в работе. Другие документы Отдел кадров предприятия подготавливает и оформляет приказы об изменении анкетно-биографических данных, замещении временно отсутствующих работников ст.

Поскольку кадровое делопроизводство — это своего рода производная от общего делопроизводства, каждому, кто работает с кадровой документацией, необходимо знать основы работы с документами, общие правила и требования. Поэтому мы начнем с некоторых базовых понятий. Документом называется материальный объект с информацией, закрепленной созданным человеком способом для ее передачи во времени и пространстве. Кроме того, атрибутивной функцией документа является способность его служить доказательством. Поэтому документ - это важнейший инструмент эффективного управления.

Что относится к обязательной кадровой документации?

Прежде всего нужно вспомнить о том, что действующий Трудовой кодекс Российской Федерации далее — ТК РФ требует, чтобы в организации был создан ряд локальных то есть местных нормативных документов. Помимо перечисленных документов, организация, по своему усмотрению, может создавать и другие документы — факультативные локальные нормативные акты. В частности, это могут быть:. Сотрудник, ответственный за ведение кадрового делопроизводства, обязан готовить проекты приказов по кадрам и организовывать их визирование соответствующими должностными лицами и подписание руководителем организации. Кадровые приказы должны храниться и регистрироваться отдельно от приказов по личному составу. К их числу относятся приказы, для которых Госкомстатом разработаны унифицированные формы:. Помимо этих приказов, кадровикам приходится составлять в произвольной форме или создавать для них свои собственные унифицированные формы следующие виды приказов:. Особо хотелось бы сказать о том, что кадровикам приходится готовить и ряд приказов по основной деятельности. Разумеется, регистрироваться и храниться эти приказы будут вместе с другими приказами этой категории, но их подготовка и дальнейшая работа с ними входит в функции кадровика. Это, в частности, приказы:.

Кадровый документооборот предпринимателя

Учет труда и заработной платы в организации ведется на основании первичных документов, формируемых в кадровой службе. Плохо поставленная работа кадровой службы неминуемо отражается на работе, как бухгалтерии, так и всей организации. Следствием этого является несвоевременность оплаты труда сотрудников, больничных листов, несвоевременная подготовка документов для представления в государственные социальные органы. В результате происходит снижение финансовых показателей предприятия в целом. Соблюдение норм Трудового кодекса Российской Федерации, правильность оформления кадровой документации контролируют как органы Федеральной инспекции труда Рострудинспекции , так и органы Федеральной налоговой инспекции.

Не заполнено обязательное поле Подтверждение пароля.

Обязательные кадровые документы должны вестись всеми без исключения организациями, независимо от их организационно-правовой формы, сферы деятельности и численности персонала. Все эти документы либо прямо, либо косвенно названы в Трудовом кодексе. Кадровая документация непременно должна быть у каждого работодателя. Это, в частности, определено в Трудовом кодексе.

Обязательные документы компаний

Обязательные кадровые документы должны вестись всеми без исключения организациями, независимо от их организационно-правовой формы, сферы деятельности и численности персонала. Все эти документы либо прямо, либо косвенно названы в Трудовом кодексе. Кадровая документация непременно должна быть у каждого работодателя.

.

Кадровое делопроизводство с нуля. Примеры документов и образцы заполнения форм

.

К тому же кадровые документы нередко становятся предметом со стороны контролирующих органов, к числу которых относится не только трудовая инспекция, документов может стать для предпринимателей обязательным.

.

Перечень документов отдела кадров

.

Обязательные кадровые документы, формируемые в кадровой службе предприятия

.

.

.

.

.

Комментарии 1
Спасибо! Ваш комментарий появится после проверки.
Добавить комментарий

  1. Ия

    Коробка, стакан, две ручки, все на месте. За пояснение спасибо, я уже чуть не обос#@%?я заранее. 12 лет авто, планируе ездить дальше, уж больно нравится.